SOFTWARE PENGOLAH DATABASE (MS Access) ~ SEMUA ILMU ADA

SOFTWARE PENGOLAH DATABASE (MS Access)

18.08.00 Diposkan oleh Unknown

Database adalah kumpulan informasi yang terkait pada subyek atau tujuan tertentu, misalnya pelacakan urutan pelanggan atau pengelolaan koleksi musik. Bila database tidak disimpan dalam komputer, atau hanya sebagian yang disimpan dalam komputer, kita harus melacak informasi dari berbagai sumber yang harus kita koordinasikan dan kita kelola tersendiri. Sebagai contoh, nomor telepon pemasok bahan baku disimpan dalam berbagai tempat, pada kartu yang berisi nomor telepon, dalam informasi produk dalam filing cabinet, dan dalam tabel/spreadsheet yang berisi informasi pesanan. Bila nomor telepon pemasok tersebut berubah, maka kita harus merubah data pada semua file tersebut. Namun di dalam database, kita hanya perlu merubah data pada satu tempat – nomor telepon pemasok secara otomatis diupdate di mana pun kita menggunakannya dalam database.

Program/software pengolah database antara lain: DBASE, FoxBase, FoxPro, MySQL, dan MS Access. Di dalam MS Access, kita dapat mengelola semua informasi dari satu file database. Dalam satu file tersebut dapat digunakan:

- Tabel untuk menyimpan data,

- Query: untuk mencari dan memanggil hanya data yang kita inginkan,

- Form: untuk melihat, menambah, dan mengupdate data dalam tabel

- Report: untuk menganalisa atau mencetak data dengan tata letak khusus,

- Data access page: untuk melihat, mengupdate, atau menganalisa data dari internet atau intranet.

Gambar 1. Tampilan database File manager pada MS Access

Data dalam database tersusun dalam struktur field dan record. Dalam tabel database, field berada pada kolom, sedang record adalah data baris. Atau dapat dikatakan suatu record (misalnya seorang mahasiswa) mempunyai informasi mengenai dirinya dalam filed-field (misalnya: nama, alamat, no. mhs, tgl lahir). Karena database merupakan data yang terstruktur, maka sebelum mengisikan data struktur tersebut harus disusun terlebih dahulu, yakni dalam design table.

1. Pembuatan dan pengisian tabel data

Untuk melakukan pembuatan tabel, pilih pilihan Table seperti gambar 1, kemudian pilih ‘Create Table in Design View’ isikan struktur field sesuai kebutuhan seperti gambar 2.

Gambar 2. Form penyusunan struktur data (format, ukuran, jenis field)

Setelah pengisian struktur selesai, kita dapat mengisi data record dalam format tabel seperti pada MS Excel.

2. Pembuatan Form

Form (borang) digunakan untuk mempermudah pengisian data, juga merupakan alternatif pengisian selain dg bentuk tabel. Cara pembuatan, dari file manager Gb. 1 klik pilihan Forms. Bila kita sudahmempunyai tabela, akan lebih mudah membuat form dg bantuan program, yakni dengan ‘Create Form Using Wizard’. Dengan cara ini kita tinggal mengikuti panduan program, seperti gb. 3. langkah berikutnya ikuti dengan pilih ‘Next’. Langkahnya:

- pilih tabel/query yang fieldnya akan digunakan dalam form

- pilh field2 yang akan dimunculkan dalam form

- pilih layout (clomnar, tabular, datasheet, dsb)

- pilih style (standard, blends, blueprint, dsb)

- Beri judul, dan tentukan apakah bentuk akan dirubah lagi (modify design) atau langsung selesai dan mengisi data.

- Form siap digunakan. Jika kembali ke file manager, untuk memanggil form tinggal pilih namanya lalu klik doble (atau pilih Open).

Gambar 3. Satu tahap pembuatan Form (dengan Wizard)

3. Pembuatan Query

Sesuai dengan kegunaannya, query dibuat dengan memilih field yang akan ditampilkan/diolah dan persyaratan field-field tsb. Langkah dengan wizard:

- Pilih Query pada file manager

- Pilih ‘Create query using wizard’

- Pilih Tabel yang akan diambil fieldnya (seperti pada pembuatan form). Dimungkinkan untuk mengambil field2 dari beberapa tabel. Dengan pilih satu tabel lalu pilih field2nya, lalu pilih tabel berikutnya – kembali pilih field2 diinginkan, demikian seterusnya.

- Langkah terakhir dlm wizard memilih apakah langsung dilihat/buka hasilnya atau dirubah. Bila pilihan dirubah (Modify the query design) maka akan terlihat seperti gb 4.

- Di masing-masing field bisa kita tentukan : mengenai sortasi (ascending, descending, dsb), show (tampil atau tidak), kriteria (persyaratan, mis. no bernilai > 5, maka isikan kriteria >5 pada field ‘no’)

- Tutup dan simpan, query dapat digunakan/dibuka dari file manager dengan pilih nama query lalu klik doble ( atau pilihan open). Utk merubah lagi pilih ikon Modify.

Gambar 4. Menu untuk merubah/modifikasi query lebih rinci

4. Menghubungkan 2 tabel atau lebih (Relationship)

Relationship (kaitan) antar tabel meruakan kunci keunggulan database. Di antara 2 tabel yang akan dikaitkan harus mempunyai field kunci yang memiliki ukuran dan jenis sama, misalnya antara data identitas maahsiswa dengan nilai mahasiswa dikaitkan dengan field no.mhs.

Langkah menghubungkan 2 tabel :

- Pilih ikon relationship di toolbar standar (lihat gb. 5)

- Tambahkan tabel yg akan dikaitkan dengan memilih ikon show tabel, lalu pilih tabel dinginkan, lalu ‘Add’

Hasilnya seperti gb 5.b

Gambar 5 a. Toolbar utk memilih relationship

- Klik pada field kunci di satu tabel, dengan tetap menahan mouse, tarik ke tabel sasaran, sehingga tampak seperti gb 5 c. Setelah tampak hubungan field ke field, pilih ‘Create’. Kedua tabel terhubung dan data yang ada di dalamnya bisa saling terkait. Seperti contoh pd data mhs, utk mengisi data nilai cukup merubah tabel nilai saja, tabel identitas mhs tetap,namunkedua data bisa ditampilkan.diolah bersama.

Gambar 5 b. Layar untuk relationship

Gambar 5 c. Menu Relationship.

5. Pembuatan Report (Laporan)

Report adalah keluaran dari database, tampilan/print out harus ditata layoutnya terlebih dahulu. Langkah yang mudah adalah dengan wizard:

- Pada file manager pilih REPORT

- Pilih ‘Create report using wizard’

- Pilih tabel/query yang akan di ‘laporkan’

- Pilih field yang akan ditampilkan dalam report

- Pilihan apakah dilakukan ‘grouping’ data atau tidak (gb 6 a)

- Pilihan apakah akan dilakukan sistem pengurutan data tertentu (gb 6 b)

- Pilihan layout (columnar. Tabular, dsb) dan orientasi (landscape atau portrait)

- Pilihan style (bold, casual, corporate, dsb)

- Pemberian judul dan pilihan apakah langsung selesai (format menurut baku) atau akan dimodifikasi. Bila akan dimodifikasi tampak tampilan seperti gb 6 c. Letak field, nama, garis, dsb bisa dirubah. Demikian juga bisa ditambahkan teks, gambar, dsb. Dengan bantuan toolbar modifikasi report .

- Setelah selesai dan tersimpan, report bisa ditampilkan/dibuka dengan dobel klik nama report di file manager atau pilihan Open. Untuk merubah isi/format report pilih ikon ‘Modify’